L’achat de services IT est un processus complexe qui nécessite une préparation minutieuse. La rédaction et la publication d’un cahier des charges sont des étapes cruciales pour garantir le succès de l’implémentation d’un ERP ou d’autres projets de digitalisation. Voici comment GCP Consulting vous invite à aborder ces étapes de manière stratégique.
1. Comprendre le contexte : public ou non
Avant de commencer, il est essentiel de comprendre dans quel contexte le marché est défini. Dans le cadre d’un marché privé, la procédure est définie par l’acheteur sans contrainte légale. Si le contexte est public, il est nécessaire d’identifier les plafonds européens. Ces plafonds déterminent si un avis de marché doit être publié ou non. En fonction de la valeur estimée du contrat, vous devrez peut-être suivre des procédures de passation plus strictes.
2. Définir clairement vos besoins
Un cahier des charges réussi commence par une définition claire de vos besoins. Que recherchez-vous exactement ? Quels sont les objectifs du projet ? Quels sont les critères de réussite ? Ces questions vous aideront à définir le périmètre du projet. Une erreur à éviter est de commencer par la définition de l’outil, de la solution attendue. Vous devez définir vos besoins sans avoir préalablement choisi la solution. Ceci vous aidera à sélectionner la solution qui sera capable de répondre à vos besoins à moyen et long terme.
3. Adopter une approche structurée
Il est également important de mettre l’accent sur la structuration des informations. Organisez votre cahier des charges en sections claires, avec des titres et des sous-titres qui guident le lecteur. Chaque section doit avoir un objectif précis. Les critères d’attribution doivent également être clairs et se référer à des sections définies. Ceci permettra au candidat de répondre de manière structurée, augmentera les chances d’obtenir la réponse attendue et permettra à l’acheteur d’analyser les critères d’attribution de manière objective et efficiente.
4. Inclure des détails techniques
Pour des projets de digitalisation comme l’implémentation d’un ERP, il faut inclure des détails techniques. Quelles sont les spécifications requises ? Quels sont les standards à respecter ? Ces détails aideront les candidats à comprendre vos attentes.
5. Prévoir la gestion du changement
L’implémentation d’un ERP peut entraîner des changements majeurs au sein de l’organisation. Comment allez-vous gérer ces changements ? Comment allez-vous assurer le sponsorship du projet ? Quel soutien offrirez-vous aux employés ? Incluez ces détails dans votre cahier des charges. Il est possible de structurer votre cahier des charges à l’aide de lots. De cette façon, vous pourrez sélectionner des fournisseurs différents pour l’implémentation, la gestion de projet et la gestion du changement par exemple.
6. Publier de manière stratégique
Si vous devez publier un avis de marché, faites-le de manière stratégique. Choisissez les plateformes appropriées, comme les portails de marchés publics européens, et assurez-vous que votre avis est clair et attractif. Si vous êtes dans un contexte privé, assurez-vous de communiquer le cahier des charges à plusieurs fournisseurs capables de répondre à vos besoins mais n’hésitez pas à étendre la sélection. Afin d’optimiser l’envoi du cahier des charges, la réalisation d’un RFI (Request for Information) peut-être utile.
Conclusion
GCP Consulting vous accompagne pour la rédaction et la publication de votre cahier des charges en vue d’acquérir des services IT. Nos experts vous accompagnent de la compréhension du contexte jusqu’à la publication, en passant par la définition précise de vos besoins, l’adoption d’une approche structurée et l’inclusion de détails techniques cruciaux tout en maîtrisant les aspects légaux. Nous vous supportons pour une gestion efficace du processus, y compris la prévision de la gestion du changement, pour des projets de digitalisation réussis et adaptés à vos besoins spécifiques.
Écrit par Léna Thonon, consultante spécialisée en gestion des appels d’offres, gestion de projet et gestion du changement.
