Les 5 conseils pour réussir le processus de procurement de votre roadmap de digitalisation

Forts de notre expérience, nous avons identifié 5 conseils à suivre pour faciliter le processus de procurement lié à une roadmap de digitalisation, et nous souhaitions les partager avec vous :

1. Scinder l’achat des solutions digitales, de l’achat des matières premières ou des services divers.

L’achat de solutions digitales dans le cadre de grandes transformations d’entreprise, requiert des connaissances très différentes de celles nécessaires aux achats classiques des entreprises, tels que l’achat de matières premières, l’achat de services de support ou de sous-traitance, la contractualisation liée au gaz, à l’eau, à l’électricité, ou encore à internet par exemple. Vu l’investissement nécessaire pour la mise en place de solutions digitales, l’objectif est d’implémenter une solution pérenne et évolutive, pour plusieurs années voire une dizaine d’années. Cela signifie que la fréquence de renouvellement d’achat est relativement faible et ne permet donc pas de développer une expérience forte en interne, excepté lorsque la roadmap de digitalisation s’étale sur de nombreuses années, ce qui permet aux ressources internes d’être de plus en plus autonomes dans le processus d’achat s’il est progressif.

2. Lancer un processus de procurement d’une roadmap digitale avec un Business case et avec le support fort du Top management

Lancer une roadmap de transformation digitale implique généralement la mise en place de plusieurs solutions digitales sur une durée de plusieurs années, sachant que certaines solutions constituent le pré-requis pour d’autres. Cela signifie qu’une série de projets vont avoir lieu en parallèle et/ou en séquentiel, avec des périodes difficiles en termes d’absorption de la charge de travail du projet, de doutes sur la solution future voire de résistance au changement, avec des budgets importants à engager. Si la roadmap n’a pas été décidée sur base d’un Business case permettant d’évaluer le retour sur investissement tangible et les bénéfices intangibles de la roadmap, le bien-fondé sera régulièrement remis en question. Il est également très important d’avoir des sponsors forts qui soient convaincus de la valeur ajoutée et de l’interdépendance de l’ensemble des projets, pour continuer à motiver les équipes et à garder le cap sur les objectifs. Une chose est certaine : si le top management n’est pas convaincu, les équipes ne le seront pas non plus.

3. Initier un appel d’offres orienté solutions, avec une analyse poussée des besoins

Lorsque nous arrivons sur des projets d’implémentation, sans avoir été impliqués lors de la phase de procurement, nous constatons une erreur beaucoup trop fréquente : celle d’avoir sélectionner une solution, sans avoir analyser les besoins en amont. Cette inadéquation entre les besoins réels et la solution choisie, ne se fait pas toujours ressentir dès le début du projet, ce qui implique énormément de temps, d’argent et d’énergie lorsque l’on doit faire marche arrière et repartir du début, ou pire, lorsque que l’on doit personnaliser la solution à outrance pour qu’elle corresponde aux besoins, ce qui rend l’évolution de la solution beaucoup plus complexe et coûteuse. C’est la raison pour laquelle GCP Consulting démarre la phase de procurement par une analyse précise des besoins, au travers d’ateliers couvrant l’ensemble des processus concernés, l’analyse des outils existants et des interfaces nécessaires, l’inventaire des données à reprendre, etc., et ce, sans orienter le choix de la solution future.

De plus, le listing des besoins, en plus d’être structuré de manière cohérente et compréhensible pour tout intégrateur de solution digitale, doit faire l’objet d’une priorisation entre les besoins obligatoires, importants et optionnels (en d’autres mots, les MUSTs, WANTs et NICE TO HAVE) pour éviter l’effet « open bar » beaucoup trop fréquent lorsque les utilisateurs doivent exprimer leurs besoins.

4. Soumettre un formulaire d’offre harmonisé pour l’ensemble des soumissionnaires

Qu’il s’agisse d’un marché public ou privé, le critère d’attribution du « PRIX » est clé pour les entreprises qui souhaitent toutes obtenir le meilleur rapport qualité-prix au travers de l’appel d’offres. Pour ce faire, il est primordial de pouvoir « comparer des pommes avec des pommes », c’est la raison pour laquelle GCP Consulting met en place un formulaire de soumission d’offre harmonisé qui permet d’aligner et de comparer les offres au niveau de leur qualité, au niveau des plannings proposés, mais aussi au niveau de la remise de prix associée.

5. Impliquer les ressources-clés dans la définition de besoins et l’évaluation des offres en amont du projet d’implémentation

Définir des utilisateurs-clés parmi les équipes internes est communément établi comme étant important pour un projet d’implémentation d’une solution digitale. Cela dit, il arrive que ces ressources-clés ne soient pas identifiées et impliquées suffisamment en amont, lors de la phase de procurement. Cela peut avoir plusieurs impacts négatifs tels qu’une mauvaise description des besoins, une évaluation d’offres trop superficielle, une remise en question de la solution choisie sans leur implication, …

En plus d’une meilleure appropriation et d’un support plus fort du projet par ces ressources-clés, les impliquer dans la phase de procurement vous permettra de maximiser vos chances de sélectionner la bonne solution digitale mais aussi le bon intégrateur, avec une motivation importante de vos utilisateurs-clés qui se sentiront réellement moteurs du changement, et non spectateurs.