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Gestion des projets d’implémentation et migration d’ERP

Projet d’implémentation d’un ERP (ndlr, logiciel de gestion intégré), voilà des mots qui en ont déjà fait frémir plus d’un. Le lancement de tels projets sont rares et très stratégiques pour une entreprise. L’acquisition d’un tel outil et son implémentation demandent généralement l’accompagnement de professionnels afin de cadrer les besoins, définir les attentes et sélectionner le bon prestataire.
 
Une fois cette première phase finalisée, un accompagnement en gestion de projet est plus que conseillé. La difficulté de mener à bien un projet d’implémentation ERP réside dans le respect du planning, du périmètre et du budget. 

Pourquoi opter pour un accompagnement en gestion de projet ou de programme ?

Voici 5 points clés qui vous aideront à assurer la réussite d’un tel projet :

1. Gestion budgétaire

Avant de démarrer un projet, la réalisation d’un business case est indispensable. Les responsables de l’entreprise souhaiteront connaître les dépenses à effectuer mais aussi le retour sur investissement qu’ils doivent attendre. Ce business case doit faire l’objet d’un suivi tout au long du projet afin de comprendre quand le « return on investment » pourra être atteint. Cette analyse permettra de prendre des décisions budgétaires si cela s’avère nécessaire. 
 
Que le projet soit en régie ou au forfait, il est important de réaliser un suivi mensuel de la consommation des ressources permettant l’obtention d’une projection du reste à faire et du budget restant.
 
gestion de projets et implémentation erp

2. Mise en place d’une gouvernance projet

La mise en place d’un organe de gouvernance vise à structurer le projet et à faciliter la transmission d’informations entre les parties prenantes. L’objectif étant de gagner de l’efficacité en assurant une meilleure coordination des ressources humaines, financières… afin de conduire à une bonne réussite en termes de délais et de budget. 
Cela passe par la mise en place de plusieurs types de réunion ainsi que des assemblées décisionnelles tels que des comités de projet et des comités de pilotage. Une description des participants, des objectifs, du niveau de pouvoir, du timing et des livrables doit être définie pour chacune des réunions. 
 

3. Suivi des livrables

Un ERP est le point névralgique d’une entreprise comme le système nerveux l’est pour le corps humain. Il permet la gestion de l’ensemble des processus et un transfert d’information instantané entre les différents départements. 
 
Afin de réussir l’implémentation d’un ERP, il y a deux types de livrables à suivre : 
  • Les livrables fonctionnels : en d’autres termes, le périmètre applicatif et technique. Tout changement devra être minutieusement analysé afin de comprendre les impacts sur le périmètre, le planning et le budget. 
  • Les livrables de gouvernance : en d’autres termes, la documentation de projet (DIRAC, PV de réunion …), le matériel de formation, la documentation technique…
Chacune des phases d’un projet d’implémentation dispose de livrables. Ceux-ci doivent être définis avant le démarrage d’un projet afin que chaque partie prenante soit consciente de ses rôles et responsabilité dans la livraison ou la validation de ceux-ci. Un suivi des livrables permet d’assurer la qualité et le respect du périmètre du projet. 

4. Gestion des risques

Tout projet présente des risques plus ou moins importants, un suivi actif des risques permettra de minimiser les problèmes pouvant avoir un impact sur le périmètre, le planning et/ou le budget du projet. Les risques doivent être listés, catégorisés et suivis tout au long du projet. L’objectif étant d’identifier des actions de mitigations qui permettront d’anticiper les effets de bords non souhaités et de réduire l’incertitude.  
 

5. KPIs de performance

Last but not least, la définition et l’évaluation continue d’indicateurs clés de performance (ndlr, KPI en anglais) sur les processus clés du projet aura une grande valeur ajoutée à la prise de décision du management. Sur la durée de vie d’un projet, il existe un chemin critique, les KPI aideront à accepter ou non le passage à l’étape suivante ainsi qu’à prendre les actions nécessaires pour sécuriser ce passage.  
 
Vous l’aurez compris, à travers ces quelques lignes, un projet d’implémentation d’ERP, est un projet riche et stratégique pour les entreprises.  Il ne faut pas sous-estimer le changement que cela représente pour l’organisation. L’accompagnement dans la gestion de projet ou de programme par des professionnels disposant d’une grande expérience dans le domaine vous aideront à faire de ce type de projet, une réussite.
 
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos objectifs et de vos projets.
 
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ℹ️ GCP Consulting est un cabinet de conseil spécialisé dans l’excellence opérationnelle et la gestion du changement.