Un projet n’est réellement réussi que s’il est accepté et supporté par l’ensemble des parties prenantes, et nous ne pouvons retirer les bénéfices d’une solution digitale, par exemple, que si elle est correctement adoptée par l’ensemble de ses utilisateurs. C’est pourquoi, nous sommes convaincus que la maîtrise des changements constitue un avantage compétitif fort dans les contextes de croissance, d’optimisation des processus, de transformation digitale ou culturelle.
Si les employés n’adhérent pas aux changements entrepris lors d’un projet, l’investissement, parfois conséquent, aura été vain. C’est pourquoi, nous avons construit une méthodologie pragmatique sur base des meilleures pratiques disponibles sur le marché, que nous adaptons en fonction de la taille de l’organisation, du périmètre du projet, de la culture d’entreprise et bien évidemment, du budget disponible.
Comment se traduisent nos services ?
- La planification détaillée de l’ensemble de activités de gestion du changement sur base du planning du projet et ses jalons principaux, mais aussi sur base d’une analyse détaillée de l’ensemble des parties prenantes intéressées et/ou impactées par le changement. L’objectif est réellement d’adapter l’ensemble des activités selon l’audience concernée afin d’en garantir l’impact et la valeur ajoutée.
- Le renforcement du sponsorship du projet en se concentrant sur une approche :
- « bottom-up », d’une part, pour s’assurer que les sponsors du projet et le top management soient alignés et impliqués dans l’identification des impacts du projet sur leurs équipes et leur façon de fonctionner, qu’ils soient informés de la progression du projet et des besoins en mobilisation de leurs ressources pour garantir l’atteinte des objectifs en termes de livrables et de planning.
- « top-down », d’autre part, pour que les sponsors et le top management soient les porte-paroles du projet pour informer leurs équipes des bénéfices du projets, des impacts tant sur l’organisation, que sur les processus et les outils utilisés.
- Un plan de communication adapté selon la culture d’entreprise, les canaux de communication traditionnels de l’entreprise et/ou de nouveaux canaux à définir avec le client et les départements RH et Marketing, qui soit découpé selon les différents groupes de parties prenantes et leur niveau d’implication et de besoin en information.
- Une planification et un encadrement des formations :
- des utilisateurs-clés, qui doivent être correctement formés en amont des tests d’acceptance d’une part, et qui, d’autre part, doivent être suffisamment coachés pour devenir « formateurs » des utilisateurs finaux, si nous sommes dans une approche « Train-the-trainer », qui est relativement courante pour garantir une appropriation de la solution plus poussée, avec le vocabulaire spécifique au client, un meilleur support interne à long terme et une réduction du budget du projet qui n’est généralement pas négligeable vu que cela permet de limiter l’intervention de formateurs externes.
- des utilisateurs finaux, qui doivent être formés dans un timing le plus proche de la date de mise en production et/ou de l’utilisation effective d’une fonctionnalité ou d’un processus. Nous faisons en sorte de planifier les formations suffisamment tôt, en général 4 à 6 semaines à l’avance, étant donné le volume de formations généralement important, et ce, afin de maximiser le taux de participation aux formations. Nous monitorons également les évaluations de ces formations, pour éventuellement prévoir des sessions de formation, de mise en pratique ou de questions-réponses supplémentaires, lorsque cela s’avère nécessaire.
- Un monitoring de l’adoption de la solution et/ou des nouveaux processus :
- Pendant le projet, au travers d’enquêtes permettant de vérifier l’augmentation de la propension à changer au fur et à mesure que l’on s’approche de la mise en production, et donc de valider l’efficacité des activités de gestion du changement pour les adapter au besoin
- Après la mise en production du projet, au travers d’enquêtes d’adoption de la solution, qui ont un caractère qualitatif, mais aussi au travers d’indicateurs de mesure quantitatifs de l’adoption (KPI).
S'adapter aux besoins
Chez GCP Consulting, nous adaptons systématiquement notre approche aux besoins, à la taille, à la culture et aux moyens de l’entreprise qui fait appel à nos services. Au-delà du rôle de Change Manager que nous jouons régulièrement chez nos clients grâce à notre expertise dans le domaine, nous fournissons également des formations aux ressources internes, avec du coaching individuel si nécessaire, sur la gestion du changement ou encore la gestion de projet en général. Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter notre site internet.
Apporter de la valeur
En conclusion, nous portons une grande attention à la distinction entre les notions de « Delivered Successfully » et « Successful delivery ». Dans le premier cas, le projet est simplement finalisé et aucune autre attention n’est portée alors que dans le deuxième cas, le projet est finalisé et adopté par l’ensemble des parties prenantes, assurant sa pérennisation dans le temps et prouvant la valeur ajoutée du travail de nos consultants
Christelle ERNOTTE, Consultante senior spécialisée dans la gestion de programmes et de projets de transformation depuis 12 ans, ainsi que dans la gestion du changement et les diagnostics stratégiques alliant définition, mise en place et monitoring des objectifs stratégiques.
