2012-2014, forte de son expérience grandissante, GCP consulting lance son offre Procurement (Gestion de cahiers des charges et d’appels d’offres). Le processus d’achat d’une solution digitale telle qu’un ERP, un CRM ou autre ne peut pas être improvisé vu sa complexité et son niveau stratégique pour l’entreprise.
En impliquant toutes les activités de l’entreprise, GCP propose une procédure et une méthodologie rigoureuse, objective et adaptée à chaque client afin de l’aider dans la définition de ses besoins jusqu’à la sélection d’un fournisseur. Cela permet d’équilibrer le rapport de force entre les intégrateurs ERP qui vendent des dizaines d’ERP par an et nos clients qui ne renouvellent leur ERP que tous les 10-20 ans. Léna Thonon, Senior Manager et spécialiste en Procurement, nous en dit plus.
1. Qu'est-ce qui a déclenché la création de la nouvelle offre de missions Procurement ?
C’est l’opportunité d’accompagnement de plusieurs clients tant dans le secteur privé que dans le secteur public que l’offre Procurement a été créée. Suite au besoin de lancement de projets de transformation digitale important, ces clients souhaitaient sécuriser leur façon d’acheter, tout simplement parce que leur service Achats n’avait pas forcément l’expérience de tels achats. En effet, ils voulaient trouver, d’une part, le bon partenaire du point de vue des compétences et expérience et, d’autre part, la bonne solution pour répondre à leurs besoins avec le meilleur rapport qualité-prix. L’objectif de ces clients étaient également d’avoir une solution efficiente, répondant aux besoins de l’entreprise. Pour ce faire, nous les avons accompagnés dans la collecte de leurs besoins pour rédiger le cahier des charges associé mais également dans la définition de la stratégie d’achat tout en respectant la réglementation des marchés publics pour les clients que cela concernait.
Forts de ces premières expériences dans des secteurs tels que la construction et les ‘Utilities’ (gaz et électricité), nous avons approfondi nos connaissances en gestion de marchés publics et privés et accompagné de nombreux autres clients dans leur transformation digitale et stratégique.
2. Quelle est sa complémentarité avec les autres services que nous proposons ?
Nous aimons dire qu’un des critères de réussite d’un projet est de bien acheter ce projet.
Tout d’abord, parlons du diagnostic stratégique qui va permettre de définir où l’entreprise se situe en termes de maturité et comment elle peut atteindre ses objectifs. Cela découle généralement d’une décision d’investissement dans une solution, du matériel et/ou des services afin d’optimiser la compétitivité de l’entreprise. Grâce à un business plan établi et à une vision 360° de la roadmap stratégique d’une entreprise, l’anticipation des procédures d’achat va être envisageable et va permettre d’assurer un démarrage des projets en temps et en heure.
Ensuite, en maîtrisant en amont le choix d’une solution, le budget, le périmètre et le planning, cela permet de démarrer un projet sur de bonnes bases et d’éviter les mauvaises surprises lors de l’exécution. En effet, en cadrant la gouvernance, en définissant la bonne stratégie d’achat (les bons critères d’attribution, la définition de lots, …) et en identifiant la complexité des besoins préalablement, on est en mesure de démarrer la gestion d’un projet bien fondé. Cela permet ensuite de se concentrer sur l’exécution et le suivi du projet en toute sérénité.
3. Justement, est-ce que les projets procurement sont un bon tremplin pour d’autres services GCP ?
Lorsque nous accompagnons un client dans le cadre d’une procédure de procurement, il est évident que nous acquérons en tant qu’externe une connaissance privilégiée des processus de l’entreprise, des équipes, de la stratégie… D’autre part, lorsque le client est satisfait de l’accompagnement qu’il a reçu, il a d’autant plus confiance pour avancer ensemble dans l’exécution et la gestion de ses projets.
C’est par contre une arme à double tranchant car dans le cas d’un marché public si GCP accompagne le client dans la procédure de marché public, GCP ne peut pas être soumissionnaire afin d’éviter le conflit d’intérêt.
4. Quel conseil donnerais-tu aux entreprises qui hésitent à se faire accompagner dans leur procurement ?
Je dirais qu’il ne faut pas sous-estimer l’étape d’achat et qu’il est important d’avoir une stratégie qui permettra de choisir la solution qui répond vraiment aux besoins des utilisateurs et le fournisseur idéal pour les accompagner.
Léna Thonon
Senior Manager et spécialiste en Procurement -
GCP Consulting
D’autre part, je conseille aux entreprises de s’entourer de personnes objectives dans la sélection de fournisseurs et de solutions et pour ce faire de partir de leurs besoins avant toute chose et de ne pas choisir une solution trop rapidement. C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles GCP Consulting se veut agnostique en termes de solutions, et ne participe pas à l’évaluation des offres, nous sommes chef d’orchestre : nous encadrons et coachons les utilisateurs-clés du client pour bien décrire leurs besoin, pour bien définir les critères de sélection/d’attribution, pour évaluer les offres de la manière la plus objective et pour gérer les rounds de démonstrations puis de négociations, de la manière la plus optimale.
5. As-tu quelques anecdotes ?
Récemment, nous nous étions fixé un objectif à atteindre dans le cadre d’une négociation commerciale sur un dossier, nous avons réussi à doubler le montant épargné par le client tout en maintenant le périmètre initial. Ce fut une réelle satisfaction pour notre équipe mais également pour le client.
Ce n’est pas ce qu’on peut appeler une anecdote, mais nous sommes fiers d’être indépendant de toutes les solutions existantes sur le marché et de tout partenaire. Cela nous permet de garder une position tout à fait objective pour accompagner le client dans ses achats et de focaliser notre attention sur ses besoins réels. Et cette position est loin d’être un frein pour les fournisseurs présents sur le marché qui nous renseignent très souvent à leurs prospects qui peinent à se décider dans le choix d’une solution ou ont besoin d’aide dans la procédure d’achat. De plus, plus les besoins seront bien définis, plus il sera facile pour l’intégrateur de mettre en œuvre sa solution afin de satisfaire le client.
